Delo z morja. Kdaj so nastanitev, internet in pot lahko poslovni strošek?

Poletje, morje, prenosnik in nekaj nujnih službenih obveznosti. Marsikateri samostojni podjetnik si reče: “Saj bom šel na dopust, ampak bom vmes vseeno delal.” Potem pa se hitro pojavijo vprašanja. Ali lahko nastanitev, internet, gorivo, cestnino ali letalsko karto knjižim kot poslovni strošek?

Odgovor ni čisto preprost. Ni pomembno samo to, ali ste na morju odprli računalnik in odgovorili na nekaj e-poštnih sporočil. Pomembno je predvsem, zakaj je strošek nastal ali je povezan z dejavnostjo in ali ga lahko ustrezno dokažete.

Dopust ali poslovna pot?

Pri stroških, ki nastanejo med bivanjem na morju je najprej treba ločiti dve situaciji.

Prva situacija je dopust, na katerem podjetnik občasno opravi nekaj dela. Na primer odgovori na e-pošto, potrdi ponudbo, izda račun ali opravi kratek klic s stranko.

Druga situacija je poslovna pot ali začasno delo z druge lokacije, kjer je glavni razlog odhoda poslovne narave. Na primer sestanek s stranko, ogled lokacije, izvedba projekta, snemanje vsebin, obisk poslovnega dogodka ali delo na naročilu, ki ga podjetnik opravlja prav s te lokacije.

Za davčno priznavanje stroškov je pomembno, da strošek ni zasebne narave, ampak je potreben za opravljanje dejavnosti oziroma pridobivanje prihodkov. Pri dejanskem s.p. se davčna osnova ugotavlja kot razlika med prihodki in odhodki, povezanimi z opravljanjem dejavnosti, pri normiranem s.p. pa se dejanski stroški ne uveljavljajo posebej, saj se upoštevajo normirani odhodki po pavšalu.

Več o tej temi si lahko preberete tudi v vodiču Davki in prispevki za s.p.. Splošno pravilo glede davčno priznanih odhodkov izhaja tudi iz 29. člena ZDDPO-2, ki določa, da se priznajo odhodki, potrebni za pridobitev prihodkov.

Ali je nastanitev na morju lahko poslovni strošek?

Lahko, vendar le v določenih primerih.

Če gre podjetnik na morje predvsem na dopust z družino, potem nastanitev praviloma ni poslovni strošek, tudi če vmes vsak dan eno uro dela. Strošek apartmaja, hotela ali mobilne hiške je v takem primeru povezan predvsem z zasebnim oddihom.

Drugače pa je, če je nastanitev neposredno povezana s poslovnim namenom. Na primer, podjetnik gre na Hrvaško zaradi snemanja vsebin za naročnika, zaradi sestanka s poslovnim partnerjem ali zaradi izvedbe storitve na lokaciji. V takem primeru je lahko nastanitev poslovni strošek, če je ustrezno dokumentirana in sorazmerna z namenom poti.

Pomembno je tudi, kdo biva v nastanitvi. Če gre podjetnik sam na poslovno pot je presoja drugačna, kot če gre z družino na 10-dnevni dopust, od tega pa ima en poslovni sestanek. V takem primeru bi bilo težko utemeljiti celoten strošek nastanitve kot poslovni strošek.

Kaj pa internet?

Internet je lahko poslovni strošek, če ga podjetnik potrebuje za opravljanje dejavnosti.

Če podjetnik kupi dodatni paket mobilnih podatkov, ker mora na lokaciji delati, pošiljati datoteke, urejati spletno stran, komunicirati s strankami ali dostopati do poslovnih programov, potem je tak strošek lahko poslovno utemeljen.

V praksi pa je treba biti pozoren na sorazmernost. Če gre za običajen družinski internet v apartmaju, ki je vključen v ceno nastanitve, ga bo težko ločeno uveljavljati. Če pa ima podjetnik ločen račun za poslovni mobilni internet ali dodaten podatkovni paket, ki ga uporablja za delo, potem je utemeljitev precej lažja.

Pomembno je, da so računi in dokazila ustrezno shranjeni. Več o osnovah vodenja poslovne dokumentacije najdete v vodiču Računovodstvo za s.p..

Ali je pot do morja lahko poslovni strošek?

Tudi tukaj je odgovor odvisen od namena poti.

Če gre podjetnik na morje na dopust, pot praviloma ni poslovni strošek. Gorivo, cestnina, vinjeta, letalska karta ali trajekt so v takem primeru povezani z zasebnim potovanjem.

Če pa gre za poslovno pot je lahko potni strošek davčno priznan. Na primer, podjetnik se odpravi v Pirovac, ker mora tam za naročnika posneti promocijski material, opraviti ogled objekta ali izvesti dogovorjeno storitev. V takem primeru je smiselno pripraviti potni nalog oziroma ustrezno interno evidenco, shraniti račune in jasno zapisati namen poti.

Pri stroških je bistveno, da podjetnik lahko pojasni:

• zakaj je šel na pot,
• s katero dejavnostjo je pot povezana,
• kdaj je bila pot opravljena,
• kateri računi se nanašajo na poslovni namen,
• zakaj je bil strošek potreben za opravljanje dejavnosti.

Za opravljeno poslovno pot, si lahko pri pripravi ocene stroškov pomagate tudi z orodjem Izračun dnevnice.

Kaj, če sem na dopustu in samo “malo delam”?

To je zelo pogosta situacija.

Če ste na dopustu in vmes odgovorite na e-pošto, izdate račun, rešite nujno zadevo ali opravite en klic, to še ne pomeni, da celoten dopust postane poslovni strošek.

Takšno delo je bolj podobno občasnemu opravljanju poslovnih nalog med zasebnim časom. Stroški dopusta zato praviloma ostanejo zasebni.

Lahko pa se zgodi, da imate med dopustom ločen, jasno dokazljiv poslovni strošek.

Na primer:

• kupite dodaten mobilni internet za nujno oddajo projekta,
• plačate coworking prostor za dan ali dva,
• opravite ločeno pot do poslovnega partnerja,
• imate račun za tiskanje poslovnih dokumentov,
• najamete prostor za snemanje ali sestanek.

Takšni stroški so lahko lažje utemeljeni, če so ločeni od zasebnega dela dopusta in če imate ustrezna dokazila.

Kaj pravi logika davčno priznanih stroškov?

Ali bi ta strošek nastal tudi, če podjetnik ne bi opravljal dejavnosti?

Če je odgovor da, potem je strošek verjetno zasebne narave.

Na primer: družina bi šla za en teden na morje v isti apartma, ne glede na to, ali bi podjetnik vmes odprl računalnik ali ne. V takem primeru je nastanitev zasebni strošek.

Če pa je odgovor ne, potem je poslovna utemeljitev lahko močnejša.

Na primer: podjetnik ne bi šel na to lokacijo, če tam ne bi imel snemanja, sestanka, projekta ali druge poslovne obveznosti. V takem primeru je strošek lahko povezan z dejavnostjo, vendar mora biti to razvidno iz dokumentacije.

ZDDPO-2 pri presoji odhodkov izhaja iz tega, da so davčno priznani odhodki tisti, ki so potrebni za pridobitev obdavčenih prihodkov. Odhodki, ki imajo značaj privatnosti ali niso skladni z običajno poslovno prakso, praviloma niso davčno priznani. Stroški zasebnega življenja, oddiha, zabave, športa in rekreacije se posebej obravnavajo kot davčno nepriznani odhodki.

Primer - Freelancer gre na morje, ampak dela za naročnika

Maja mora imeti kljub vsemu jasno dokumentacijo: naročilo, dogovor z naročnikom, račune, datume izvedbe, potni nalog oziroma evidenco poti ter dokaz, da je bila pot povezana z opravljanjem dejavnosti.

Če Maja na isti lokaciji ostane še dodatnih 5 dni z družino na dopustu, bi bilo treba poslovni in zasebni del stroškov smiselno ločiti. Celotnega dopusta ne bi bilo varno knjižiti kot poslovni strošek.

Primer - Podjetnik gre na dopust in vmes odgovarja na e-pošto

Kaj pa normirani s.p.?

Pri normiranem s.p. je odgovor še bolj enostaven: dejanskih stroškov ne uveljavljate posebej.

Normiranec lahko ima račune za pot, internet, opremo ali nastanitev, vendar ti stroški ne zmanjšujejo njegove davčne osnove dodatno, ker se pri obdavčitvi upoštevajo normirani odhodki. To pomeni, da je vprašanje davčno priznanih stroškov najbolj pomembno predvsem za s.p., ki posluje po dejanskih odhodkih.

Kljub temu pa je tudi pri normirancu priporočljivo hraniti poslovno dokumentacijo, kadar gre za stroške, povezane z dejavnostjo, predvsem zaradi dokazovanja poslovanja, DDV vidika, evidenc in morebitnih drugih obveznosti.

Kaj, če ima s.p. zaposlene?

Če ima samostojni podjetnik zaposlene in jim omogoči delo z druge lokacije je treba paziti tudi na delovnopravni vidik.

Delo na domu oziroma delo na daljavo se pri zaposlenih ne ureja samo davčno, ampak tudi delovnopravno. Po navodilih SPOT se kot delo na domu šteje delo, ki ga delavec opravlja na svojem domu ali v prostorih po svoji izbiri izven delovnih prostorov delodajalca, tudi če gre za delo na daljavo z uporabo informacijske tehnologije. Delodajalec mora o nameravanem organiziranju dela na domu obvestiti Inšpektorat RS za delo.

To je pomembno predvsem, če zaposleni ne dela iz običajne pisarne, ampak iz druge lokacije, na primer z vikenda, apartmaja ali druge začasne lokacije.

Za samega s.p., ki nima zaposlenih, pa je situacija drugačna. Podjetnik sam sebi praviloma ne ureja “dopusta” enako kot delodajalec zaposlenemu, mora pa še vedno pravilno ločiti zasebne in poslovne stroške.

Ko se dopust in delo prepletata

Pri delu z morja je najbolj varno izhodišče naslednje:

Če je glavni namen poti dopust, stroški dopusta praviloma niso poslovni strošek.

Če je glavni namen poti poslovni, so lahko določeni stroški poslovno priznani, vendar morajo biti razumni, sorazmerni in dokazljivi.

Če sta zasebni in poslovni namen pomešana je treba stroške razdeliti in uveljavljati samo tisti del, ki ga je mogoče utemeljiti kot poslovnega.

Kaj naj podjetnik shrani?

Če želite stroške povezane z delom z druge lokacije uveljavljati kot poslovne stroške, shranite:

• račune za nastanitev, pot, internet, parkirnine ali druge stroške,
• dokazila o poslovnem namenu poti,
• dogovor s stranko, naročilnico, e-pošto ali pogodbo,
• koledar sestankov ali zapisnik sestanka,
• potni nalog oziroma interno evidenco poti,
• dokazila o izvedenem delu,
• ločeno evidenco poslovnega in zasebnega dela poti.

Več kot je dokumentacije, lažje je pojasniti, zakaj je bil strošek potreben za dejavnost.

Zaključek

Delo z morja je možno, stroški pa niso avtomatsko poslovni.

Delo z morja je za marsikaterega podjetnika povsem izvedljivo. A davčno gledano ni dovolj, da na dopustu odprete prenosnik in odgovorite na nekaj sporočil.

Za uveljavljanje stroškov je pomembno, da obstaja jasna povezava med stroškom in dejavnostjo. Nastanitev, pot in internet so lahko poslovni strošek, če so nastali zaradi poslovnega namena. Če pa gre predvsem za dopust, so ti stroški praviloma zasebni.

Najboljša praksa je preprosta - ločite zasebno od poslovnega, shranjujte dokazila in pri mešanih primerih ne uveljavljajte vsega, ampak samo tisti del, ki ga lahko razumno utemeljite.