Najpogostejše napake pri oddaji evidenc DDV

Oddaja evidenc za DDV je za mnoge podjetnike nov korak, ki v praksi prinaša precej vprašanj in napak. Čeprav se na prvi pogled zdi, da gre le za “dodatek” k obračunu DDV (DDV-O), praksa kaže drugače.

FURS pravi, da je že v prvih mesecih izvajanja zaznal številne napake, zaradi katerih oddaja evidenc sploh ni bila mogoča ali pa so bile evidence napačne.

Spodaj so najpogostejše napake, ki jih moraš kot podjetnik nujno poznati.

1. Evidence sploh niso oddane

Največja napaka:

• oddaš DDV-O, evidenc pa ne.

Od 1. 7. 2025 velja:

• evidenci sta obvezni,
• oddati ju je treba najpozneje do roka za DDV-O.

Če evidenci nista oddani, FURS to zazna kot kršitev. Pri oddaji evidenc DDV so vgrajene kontrole in opozorila, ki zagotavljajo pravilnost podatkov v evidencah DDV.

2. Napačni roki

Če poslujete z EU in opravljate dobave blaga v druge države članice EU:

• Obračun DDV-O morate oddati do 20. dne v mesecu za preteklo davčno obdobje (če je 20. dan praznik ali vikend, se rok prestavi na naslednji delovni dan),
• Rekapitulacijsko poročilo (RP-O) morate oddati do 20. dne v mesecu za preteklo davčno obdobje preko E-davkov (če v določenem obdobju ni bilo takšnih transakcij, RP-O ni treba oddati),
• Evidence DDV je priporočljivo oddati vsaj 3 delovne dni pred rokom za oddajo obračuna DDV-O, če želite predizpolnitev.

Veliko podjetnikov spregleda, da se roki lahko razlikujejo glede na vrsto poslovanja. Če posluješ s tujino, se obveznosti ne zaključijo samo z DDV-O, ampak pride v igro tudi RP-O, kar pomeni krajši rok. Zato je pomembno, da vedno preveriš, katere obveznosti imaš v posameznem mesecu, da ne pride do zamude.

Ker se evidence oddajajo skupaj z obračunom DDV, priporočamo, da preveriš tudi v članku Davčni obračun za normirance 2025, kjer imaš razložene roke, oddajo in ključne obveznosti.

3. Evidence DDV niso usklajene z obračunom DDV-O

FURS danes avtomatsko preverja usklajenost med evidencami DDV in obračunom DDV-O.

Pogoste napake pri neusklajenosti:

• Različni zneski - seštevek vrednosti v evidencah se ne ujema z zneski v obračunu DDV-O.
• Napačne stopnje DDV - uporaba napačne davčne stopnje (22%, 9,5% ali 5%).
• Manjkajoči računi - računi niso evidentirani v evidencah DDV.
• Napačno evidentiranje - računi so evidentirani v napačnem davčnem obdobju (več o davkih in prispevkih).
• Napake pri vnosu podatkov - tipkarske napake pri zneskih ali davčnih številkah.

Kaj se zgodi, če številke ne ustrezajo?

Če evidence DDV niso usklajene z obračunom DDV-O, sistem ne bo omogočil predizpolnitve obračuna DDV-O ali pa boste prejeli opozorilo o neusklajenosti.

V takem primeru morate popraviti evidence DDV ali ročno oddati obračun DDV-O s pravilnimi podatki.

Priporočilo:

Pred oddajo evidenc DDV preverite, da so vsi podatki pravilni in da se seštevki ujemajo z vašimi poslovnimi knjigami. Več o vodenju evidenc odbitega DDV si lahko preberete v brošurah na spletni strani FURS-a.

4. Napačno davčno obdobje – ključna napaka!

Veliko davčnih zavezancev še vedno napačno določa davčno obdobje za obračun DDV.

Pogosta napaka:

Upoštevanje datuma plačila namesto datuma nastanka davčne obveznosti.

Pravilno določanje davčnega obdobja

Pri izdanih računih (obračunan DDV):

• Davčna obveznost nastane na dan opravljene dobave blaga ali storitve (ne na dan plačila).
• DDV morate obračunati v davčnem obdobju, ko je bila dobava/storitev opravljena, ne glede na to, kdaj prejmete plačilo.
• Izjema: pri predplačilih nastane davčna obveznost na dan prejema plačila.

Pri prejetih računih (odbitek DDV):

• Pravico do odbitka DDV lahko uveljavljate, ko so izpolnjeni vsi pogoji (račun, prejem blaga/storitve, obračunan DDV).
• Odbitek uveljavljate v davčnem obdobju prejema računa, vendar ne prej, kot je nastala davčna obveznost pri dobavitelju.
• Če račun prejmete z zamudo, lahko odbitek uveljavljate v tekočem obdobju (ne za nazaj).

Posebnosti pri čezmejnih transakcijah

Pridobitev blaga iz EU: Davčna obveznost nastane 15. dan v mesecu po odpremi blaga, razen če račun prejmete prej - v tem primeru na dan prejema računa.

Dobava blaga v EU: Davčna obveznost nastane 15. dan v mesecu po odpremi blaga, razen če račun izdate prej - v tem primeru na dan izdaje računa.

Posledice napačnega obdobja

Napačno davčno obdobje pomeni prepozno ali prezgodaj obračunan DDV, to lahko pomeni prekršek in globe. Napake je treba popraviti v skladu z 88.b členom ZDDV-1 (obračun obresti 3 % letno).

5. Napačen odbitek DDV

Napake pri odbitku DDV so med najpogostejšimi in jih FURS tudi zelo pogosto preverja.

Najpogostejše napake:

• Odbitek brez računa - uveljavljanje pravice do odbitka DDV brez veljavnega računa.
• Odbitek za nedovoljene stroške - npr. reprezentanca, osebna vozila.
• Napačno davčno obdobje - odbitek DDV v napačnem mesecu.
• Delni odbitek ni upoštevan - pri mešani dejavnosti (obdavčene in oproščene transakcije).
• Odbitek pred nastankom davčne obveznosti - prezgodaj uveljavljan odbitek.

6. Manjkajoči ali podvojeni računi

Do napak pogosto pride zaradi ročnih vnosov, uporabe več različnih sistemov ali nepravilnih uvozov podatkov, kar lahko povzroči, da so nekateri računi izpuščeni ali podvojeni in posledično vodi v napačen obračun DDV.

7. Napačna obravnava čezmejnih transakcij (EU, izvoz, tretje države)

Pri poslovanju s tujino pogosto prihaja do napak, kot so:

• napačna stopnja DDV ( obračun slovenskega DDV namesto oprostitve ali obrnjene davčne obveznosti),
• nepravilna oznaka transakcije ( napačna koda vrste transakcije v evidencah DDV),
• neupoštevanje obrnjene davčne obveznosti,
• manjkajoče davčne številke partnerjev ( nepopolni podatki o tujih partnerjih),
• napačno določeno davčno obdobje ter
• neoddaja RP-O poročila, kar lahko vpliva na pravilnost celotnega obračuna DDV.

8. Tehnične napake pri oddaji evidenc DDV

Tehnične napake, kot so napačen format datoteke, neuspešen uvoz v eDavke, manjkajoča obvezna polja ali kritične napake (npr. napačni datumi ali manjkajoče davčne številke), lahko povzročijo, da evidence sploh niso uspešno oddane.

Posledično se šteje, da evidence niso oddane, ni predizpolnitve DDV-O, možne pa so tudi zamude in globe.

9. Napačno popravljanje napak

Pogosta napaka:

• popraviš samo DDV-O,
• evidenco pa pustiš napačno.

Vedno popraviš DDV-O + evidenca.

10. Preveliko zanašanje na program

Računovodski program ne preverja zakonodaje in ne razume vsebine poslovanja, zato napačen vnos pomeni tudi napačen rezultat.

Na kaj biti posebej pozoren

Da se izogneš težavam vedno preveri:

• ali so vsi datumi pravilni (ne v prihodnosti),
• ali so davčne številke dobaviteljev vpisane,
• ali so kode držav zapisane z velikimi črkami,
• ali so evidence usklajene z DDV-O.

Za bolj podrobna pojasnila FURS objavlja tudi:

• Evidenci obračunanega DDV in odbitka DDV ter predizpolnitev obračuna DDV (14. izdaja)
• Primeri uporabe obravnave »1« in »2« v evidencah DDV

Zaključek

Oddaja evidenc za DDV jasno kaže, da največ napak ne nastane zaradi kompleksnosti sistema, ampak zaradi nepazljivosti, napačnega razumevanja pravil in prevelikega zaupanja v avtomatiko.

Če želiš mirno in brezskrbno poslovanje je ključno, da pred oddajo vedno preveriš podatke, uskladiš evidence z DDV-O, razumeš osnovna pravila ter se ne zanašaš zgolj na računovodski program. Pravočasna in pravilna oddaja evidenc ti lahko prihrani veliko težav, časa in tudi nepotrebnih stroškov. Če želiš bolje razumeti obveznosti, preveri še vse za davke za s.p..