Študentsko delo pri samostojnem podjetniku

Poletje je za številne podjetnike zelo posebno obdobje. Nekateri imajo več dela zaradi sezone, turizma, dopustov ali povečanega obiska strank, drugi pa potrebujejo pomoč zato, ker želijo tudi sami vsaj delno razbremeniti svoj urnik.

Za samostojne podjetnike je študentsko delo pogosto ena najbolj praktičnih oblik občasne pomoči. Študent ali dijak lahko pomaga pri administraciji, prodaji, delu s strankami, pakiranju, strežbi, promociji, urejanju družbenih omrežij, pomoči v delavnici, salonu ali na terenu.

V nadaljevanju pojasnjujemo, kako lahko s.p. najame študenta, kaj mora urediti pred začetkom dela, kako poteka obračun ur in koliko študentsko delo v resnici stane podjetnika.

Ali lahko s.p. najame študenta?

Da. Samostojni podjetnik lahko najame študenta ali dijaka prek študentskega servisa, če potrebuje občasno oziroma priložnostno pomoč pri delu.

To velja tudi za popoldanski s.p.. Popoldanski samostojni podjetnik ima pri sodelovanju s študenti enake možnosti kot drugi delodajalci oziroma podjetja.

Študentsko delo je primerno predvsem takrat, ko podjetnik potrebuje pomoč:

• v poletni sezoni,
• ob povečanem obsegu dela,
• za nadomeščanje v času dopustov,
• za občasna administrativna ali prodajna dela,
• za promocije, dogodke ali pomoč pri strankah,
• za fizično pomoč, pakiranje, urejanje prostora ali dostavo,
• za osnovno pomoč pri digitalnih nalogah, kot so objave, urejanje vsebin ali vnos podatkov.

Pomembno pa je, da študentsko delo ostane občasno in začasno delo. Če študent dela neprekinjeno, po rednem urniku, pod stalnim nadzorom podjetnika, z elementi rednega delovnega razmerja, lahko takšno sodelovanje postane sporno.

Kdaj je študentsko delo dobra rešitev za podjetnika?

Študentsko delo je za s.p. lahko zelo uporabno, kadar podjetnik ne potrebuje redno zaposlene osebe, ampak le pomoč za določeno obdobje ali nalogo.

Primeri iz prakse:

• frizerski salon potrebuje pomoč pri povečanem številu strank (poroke, obhajila...),
• mehanik potrebuje pomoč pri urejanju delavnice in pomoči v času menjavi pnevmatik, servisov,
• gostinski lokal potrebuje pomoč v času poletne sezone,
• spletna trgovina potrebuje pomoč pri pakiranju naročil,
• podjetnik potrebuje pomoč pri vnosu podatkov, urejanju dokumentacije ali objavah na družbenih omrežjih,
• izvajalec storitev potrebuje pomoč pri dogodku, promociji ali na terenu.

Prednost študentskega dela je fleksibilnost. Podjetnik lahko študenta vključi takrat, ko delo res potrebuje, brez dolgoročne obveznosti zaposlitve. Slabost pa je, da mora biti delo vseeno pravilno urejeno, obračunano in organizirano.

Kaj mora samostojni podjetnik urediti pred začetkom dela?

Preden študent začne delati, mora podjetnik urediti nekaj osnovnih stvari.

Izbrati študentski servis

Podjetnik se lahko registrira pri enem izmed študentskih servisov. Ob registraciji običajno posreduje osnovne podatke o podjetju.

Torej:

• naziv podjetja oziroma ime in priimek s.p.,
• naslov,
• davčna številka,
• matična številka,
• podatki odgovorne osebe,
• kontaktna oseba za delo,
• podatki za izdajo računov.

Ko je podjetnik vpisan v bazo študentskega servisa, lahko objavi prosto delo ali pa naroči napotnico za študenta, s katerim je že dogovorjen.

Opisati delo in pogoje

Pri objavi dela je dobro jasno zapisati:

• kakšno delo bo študent opravljal,
• kje bo delo potekalo,
• kdaj se delo začne,
• okvirno število ur,
• urnik oziroma možnost dogovora,
• bruto ali neto urno postavko,
• potrebna znanja,
• morebitne posebnosti dela,
• kontakt za prijavo.

Za podjetnika je pomembno, da že vnaprej jasno določi pričakovanja. Študent mora vedeti, kaj bo delal, kako bo uvajan, kdo mu bo dajal navodila in kako se bodo beležile ure.

Poskrbeti za napotnico pred začetkom dela

To je ena najpomembnejših točk. Napotnica mora biti urejena pred začetkom dela, saj je prav napotnica pravna podlaga za opravljanje študentskega dela.

Če študent začne delati brez napotnice, se lahko delo obravnava kot delo na črno ali nepravilno urejeno delo.

Dogovoriti urno postavko

Urna postavka mora biti določena vnaprej. Lahko je bruto ali neto, vendar mora biti jasno, kaj pomeni dogovorjeni znesek.

To pomeni, da podjetnik študentu ne sme ponuditi nižje urne postavke od zakonsko določene minimalne urne postavke.

V praksi pa minimalna postavka pogosto ni dovolj, posebej če podjetnik išče zanesljivo pomoč v sezoni. Če želi pridobiti dobrega študenta, potem je smiselno razmisliti o višji postavki, posebej pri delu s strankami, odgovornem delu, fizično zahtevnem delu, večernem delu ali delu ob vikendih.

Kakšen je strošek študentskega dela za s.p.?

Pri študentskem delu podjetnik ne plača samo bruto zneska, ki je naveden na napotnici. Poleg bruto zaslužka študenta se obračunajo še prispevki in dajatve.

Podjetnik mora pri načrtovanju stroška upoštevati:

• bruto znesek na napotnici,
• koncesijsko dajatev,
• dodatno koncesijsko dajatev,
• prispevke za socialno varnost,
• DDV na določene dajatve oziroma zneske na računu.

Ker je skupni strošek študentskega dela za podjetnika višji od same bruto urne postavke, si lahko pri načrtovanju pomagaš tudi z našimi kalkulatorji in izračuni za podjetnike, kjer so zbrana uporabna orodja za lažje finančno načrtovanje poslovanja.

Primer informativnega izračuna

Če študent dela po minimalni urni postavki 8,98 € bruto na uro in opravi 80 ur mesečno:

Za okviren izračun si lahko pomagate tudi s spletnimi kalkulatorji študentskih servisov, na primer z informativnim izračunom stroškov študentskega dela. Ker gre za kalkulator posameznega ponudnika, pred končnim dogovorom preverite pogoje pri izbranem študentskem servisu.

Končni strošek je torej lahko odvisen od obračuna izbranega študentskega servisa, statusa študenta oziroma dijaka, DDV obravnave in drugih okoliščin. Za druge izračune, povezane s poslovanjem s.p., lahko preverite tudi naša orodja za samostojne podjetnike.

Študentski servisi po Sloveniji

Za iskanje študentov se lahko podjetnik obrne na enega izmed študentskih servisov. Večina danes omogoča tudi spletno oddajo prostega dela, naročanje napotnic in urejanje obračunov na daljavo, zato fizična bližina poslovalnice ni vedno nujna.

Podjetnik se lahko za objavo študentskega dela obrne na izbrani študentski servis. Večji servisi omogočajo objavo prostega dela, pregled prijav, naročanje napotnic in obračun opravljenih ur tudi prek spleta. To pomeni, da podjetnik ni nujno vezan samo na najbližjo poslovalnico, ampak lahko izbere servis, ki mu ponuja najbolj pregleden, hiter in enostaven način sodelovanja.

Koliko naj podjetnik plača študenta?

Zakonski minimum je eno, realnost trga pa drugo.

Če podjetnik želi zanesljivega študenta, ki bo delo opravljal odgovorno, pravočasno in korektno, je priporočljivo razmisliti o pošteni urni postavki. To je posebej pomembno v poletnih mesecih, ko je ponudbe študentskega dela veliko, študenti pa lahko izbirajo med več možnostmi.

Pri določanju plačila naj podjetnik upošteva:

• zahtevnost dela,
• odgovornost,
• delo s strankami,
• fizično zahtevnost,
• urnik,
• lokacijo,
• možnost učenja,
• samostojnost pri delu,
• sezonsko obremenitev.

Za enostavna pomožna dela je lahko postavka bližje minimalni. Za delo, kjer študent prevzame več odgovornosti, komunicira s strankami, upravlja naročila, dela v prometnem lokalu ali pomaga pri strokovnih nalogah, pa je smiselno ponuditi več.

Dobro plačilo ni samo strošek. Pogosto pomeni tudi boljšo motivacijo, manj odpovedi v zadnjem trenutku in bolj kakovostno opravljeno delo.

Ali mora podjetnik študentu plačati malico in prevoz?

Pri študentskem delu povračilo stroškov malice in prevoza zakonsko ni določeno na enak način kot pri redni zaposlitvi.

To pomeni, da podjetnik študentu praviloma ni dolžan posebej plačati malice, prevoza, kilometrine ali dnevnic.

Lahko pa se podjetnik s študentom dogovori za boljše pogoje, na primer:

• višjo urno postavko,
• organizirano prehrano,
• brezplačno parkirišče,
• prilagodljiv urnik,
• možnost dela od doma,
• mentorstvo,
• možnost kasnejšega sodelovanja.

Če želi podjetnik študentu pokriti dodatne stroške, naj to pravilno uskladi s študentskim servisom oziroma računovodjo. Najbolj običajna rešitev je, da se celoten dogovor upošteva v urni postavki oziroma številu obračunanih ur.

Kaj mora podjetnik zagotoviti pri delu?

Čeprav študent ni redno zaposlen, mora podjetnik poskrbeti za varno in primerno delovno okolje.

To pomeni, da mora študent dobiti jasna navodila za delo, ustrezno uvajanje in informacije o morebitnih tveganjih. Če delo vključuje posebna tveganja, fizično zahtevna opravila, delo s stroji, kemikalijami, delo na višini ali druga nevarna dela, mora podjetnik preveriti tudi zahteve glede varnosti pri delu in zdravniškega pregleda.

Pri enostavnih delih brez posebnih tveganj je postopek lahko bistveno enostavnejši, vendar podjetnik vseeno ne sme pozabiti na osnovno varnost, urejenost prostora in jasna navodila.

Priporočljivo je, da podjetnik pred začetkom dela pripravi kratek interni dogovor oziroma jasna navodila, v katerih določi kontaktno osebo, urnik dela, način beleženja ur, glavne naloge študenta, pravila ravnanja s strankami in opremo, postopek v primeru težav, komu študent javlja odsotnost ter kako poteka zaključek dela.

Kako poteka obračun ur?

Po končanem delu ali dogovorjenem obračunskem obdobju podjetnik potrdi opravljene ure na napotnici oziroma obračunskem listu. Običajno se navedejo podatki o študentu, številka napotnice, obdobje dela, število opravljenih ur, urna postavka in skupni znesek.

Na podlagi potrjene napotnice študentski servis podjetniku izstavi račun, študentu pa uredi izplačilo in obračun pripadajočih dajatev.

Za podjetnika je priporočljivo, da ure beleži sproti, predvsem pri sezonskem delu. Najbolj enostavno je voditi kratko evidenco z datumom, prihodom, odhodom, številom ur in po potrebi kratkim opisom opravljenega dela.

Na kaj mora biti s.p. posebej pozoren?

Napotnica mora biti urejena pred začetkom dela

To je osnovno pravilo. Brez napotnice študent ne sme začeti delati.

Delo naj bo res občasno in začasno

Študentsko delo ni namenjeno prikrivanju redne zaposlitve. Če študent dlje časa opravlja delo kot redno zaposlen delavec, po navodilih, v stalnem urniku in pod stalnim nadzorom, lahko nastane tveganje za ugotovitev elementov delovnega razmerja.

Plačilo naj bo jasno dogovorjeno

Podjetnik naj se s študentom pred začetkom dela jasno dogovori, ali je urna postavka bruto ali neto. Priporočljivo je, da se dogovor potrdi tudi pisno, na primer po e-pošti ali v sporočilu.

Uvajanje mora biti plačano

Če se študent uvaja v delo in je pri tem prisoten ter opravlja naloge ali se usposablja za konkretno delo, se tudi ta čas praviloma šteje kot delovni čas.

Delo mora biti varno

Podjetnik mora poskrbeti, da študent razume naloge in tveganja. Pri nevarnejših delih naj preveri obveznosti glede zdravniškega pregleda, varstva pri delu in posebnih omejitev.

Dobre pogoje je vredno izpostaviti

Poleti študenti pogosto izbirajo med več deli. Če podjetnik ponuja korektno plačilo, prijeten kolektiv, možnost učenja, prilagodljiv urnik ali kasnejše sodelovanje, naj to jasno navede že v oglasu.

Študentsko delo ali druga oblika sodelovanja?

Študentsko delo ni edina možnost. Podjetnik lahko s študentom sodeluje tudi drugače, vendar je treba izbrati obliko, ki ustreza naravi dela.

Študentsko delo prek napotnice

Najpogostejša in najbolj prilagodljiva oblika za občasno pomoč. Primerna je za sezonsko delo, pomoč pri povečanem obsegu dela, administracijo, promocije, prodajo, pakiranje in podobna dela.

Podjemna ali avtorska pogodba

Lahko pride v poštev pri specifičnih nalogah, vendar je pogosto davčno in stroškovno manj ugodna. Primerna je bolj za določeno delo, projekt ali avtorsko stvaritev, ne pa za redno ponavljajoče delo.

Pogodba o zaposlitvi

Primerna je, kadar podjetnik potrebuje osebo redno, dlje časa, v organiziranem delovnem procesu in z elementi delovnega razmerja. V tem primeru študent vstopi v redno delovno razmerje.

Zaključek

Študentsko delo je lahko za s.p. zelo dobra rešitev, posebej v poletnem času, ko se povečajo potrebe po dodatni pomoči ali ko podjetnik zaradi dopustov težje sam pokriva vse obveznosti.

Vendar mora biti sodelovanje urejeno pravilno. Ključno je, da je napotnica urejena pred začetkom dela, da je urna postavka jasno določena, da podjetnik pozna dejanski strošek in da študent dela v varnem ter korektnem okolju.

Za podjetnika študent ni samo “poceni pomoč”. Je oseba, ki lahko razbremeni delo, prinese svež pogled in morda kasneje postane dolgoročni sodelavec. Prav zato se splača že na začetku urediti jasen dogovor, pošteno plačilo in dobro organizacijo dela.

Za več uporabnih razlag o poslovanju, obveznostih in vsakodnevnih vprašanjih s.p.-jev preverite tudi naše informacije za samostojne podjetnike.