Dnevnice in službene poti: kilometrina, potni stroški in pravilen obračun

Sestanek pri stranki v drugem kraju, obisk sejma, izobraževanje, montaža na terenu ali poslovna pot v tujino. Vse to lahko pomeni službeno pot, z njo pa nastanejo dnevnice, kilometrina in drugi potni stroški.

Toda kdaj se pot sploh šteje za službeno? Koliko znaša dnevnica, kako se obračuna kilometrina in katera dokazila morate hraniti?

V nadaljevanju pojasnjujemo, kako pravilno obračunati službeno pot, kateri zneski trenutno veljajo v Sloveniji in tujini ter na kaj morate biti pri potnih stroških še posebej pozorni.

Kdaj gre za službeno pot?

Ni vsaka vožnja, povezana z delom, avtomatično službena pot.

Za službeno pot gre praviloma takrat, ko zaradi opravljanja poslovnih nalog začasno odpotujete iz kraja, kjer običajno opravljate svoje delo oziroma dejavnost. To je lahko na primer sestanek pri naročniku, ogled objekta, obisk sejma, poslovnega partnerja ali izobraževanja, montaža pri stranki ali poslovno potovanje v tujino.

Ključno je, da je pot neposredno povezana z opravljanjem dejavnosti in da je mogoče njen poslovni namen tudi dokazati.

Vožnja od doma do običajnega mesta opravljanja dela ni isto kot službena pot. Posebna pravila veljajo tudi za dejavnosti, pri katerih se delo pretežno opravlja na terenu in se oseba vsakodnevno vrača domov. Davčna uredba za tak primer izrecno določa, da se lahko namesto dnevnice upošteva povračilo stroškov prehrane med delom pod predpisanimi pogoji.

Koliko znašajo dnevnice za službeno pot po Sloveniji?

Višina dnevnice pri službeni poti po Sloveniji je odvisna predvsem od tega, koliko časa ste na poti. Daljša kot je odsotnost, višji je znesek dnevnice, pri krajših poteh pa se upošteva le njen sorazmerni del. Za davčno obravnavo službenih poti po Sloveniji trenutno veljajo naslednji zneski:

Želite hitro preveriti višino dnevnice? Uporabite kalkulator dnevnic in glede na državo ter trajanje službene poti preverite informativni izračun dnevnice.

Zakon o delovnih razmerjih določa, da mora delodajalec delavcu povrniti stroške, ki mu nastanejo na službenem potovanju. Konkretna višina povračila je lahko določena s kolektivno pogodbo ali drugim ustreznim aktom. Davčna uredba pa določa mejo, do katere se določeno povračilo ne všteva v davčno osnovo.

Za samostojnega podjetnika, ki davčno osnovo ugotavlja z dejanskimi odhodki je pomembno še nekaj drugega.

Zakon o dohodnini določa, da se stroški službenih potovanj, ki se nanašajo na podjetnika samega, priznajo pod pogoji in do višin, ki jih za delojemalce določi vlada.

Kaj če je v hotelu že vključen zajtrk?

Kadar je pri nastanitvi na službeni poti v ceno vključen tudi zajtrk, se pri obračunu upošteva nižji znesek dnevnice. Višina dnevnice je odvisna od trajanja službene poti:

Pomembno je, da pri obračunu službene poti preverite ali je bil zajtrk že vključen v ceno nastanitve. Ta podatek namreč vpliva na višino dnevnice, zato ga je treba upoštevati tudi pri pripravi in pravilnem obračunu potnega naloga.

Koliko znašajo dnevnice za službene poti v tujino?

Pri službenem potovanju v tujino je višina dnevnice odvisna od države v katero potujete.

Že od 1. januarja 2026 se uporabljajo posodobljeni zneski dnevnic za posamezne države. Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino neposredno ureja javni sektor, vendar se davčna uredba pri določanju neobdavčenih zneskov za tujino sklicuje na zneske, določene v tem predpisu.

Za nekatere države, kamor slovenski podjetniki pogosto potujejo, trenutno veljajo naslednji zneski:

Celoten seznam zneskov za posamezne države lahko preverite v uradni tabeli dnevnic za službena potovanja v tujino.

Višina dnevnice je nato odvisna še od trajanja poti:

Primer: službena pot v Avstrijo

Podjetnik se odpravi na sestanek v Gradec in je odsoten 11 ur.

Polna dnevnica za Avstrijo znaša 66 €. Ker pot traja več kot 8 in do 14 ur, se upošteva 75 % zneska:

66 € × 75 % = 49,50 €

Če je za pot uporabil lastni avtomobil, se lahko ob izpolnjenih pogojih temu prištejejo še kilometrina, parkirnina, cestnina in drugi upravičeni stroški poti.

Pri tujini bodite pozorni tudi na zagotovljene obroke. Če organizator ali gostitelj zagotovi brezplačno prehrano, se lahko dnevnica ustrezno zmanjša.

Kilometrina: koliko znaša za uporabo lastnega avtomobila?

Če za službeno pot uporabljate lastno vozilo, znaša najvišje povračilo, ki se po davčni uredbi ne všteva v davčno osnovo:

0,43 € za vsak prevoženi kilometer.

Če na službeni poti na primer prevozite 260 kilometrov: 260 km × 0,43 € = 111,80 €

Kilometrina in dnevnica sta dve različni vrsti stroška. Če so izpolnjeni pogoji za obe, se lahko pri isti službeni poti upoštevata obe.

Če uporabljate službeno vozilo, pa si ne obračunavate kilometrine 0,43 € na kilometer. Pri službenem vozilu se obravnavajo dejanski stroški, kot so gorivo, cestnine in drugi povezani stroški.

Kaj vse lahko spada med stroške službene poti?

Poleg dnevnice in kilometrine lahko pri službeni poti nastanejo še drugi stroški. Med najpogostejšimi so:

• javni prevoz, letalske in železniške vozovnice ter taksi,
• parkirnine in cestnine,
• vinjete, kadar so povezane s službeno potjo,
• prenočišče,
• gorivo pri uporabi službenega vozila,
• drugi neposredni in dokazljivi stroški, ki so povezani z opravljanjem poslovnih nalog.

Davčna uredba med stroške službenega potovanja izrecno uvršča dejanske stroške javnega prevoza, najema vozila, goriva pri uporabi službenega vozila, cestnin in parkirnin. Stroški nočitev se upoštevajo do višine dejanskih stroškov.

Najpomembnejše pravilo je preprosto: strošek mora imeti jasno povezavo s poslovno potjo in zanj morate imeti ustrezno dokazilo.

Ali potrebujete potni nalog?

Pri službenih poteh je dokumentacija zelo pomembna. Davčna uredba pri povračilu stroškov prevoza in nastanitve izrecno zahteva dokumentiranje s potnim nalogom in računi.

Pri samostojnem podjetniku je namen dokumentacije predvsem dokazati, da je bila pot dejansko poslovna in da so nastali stroški povezani z opravljanjem dejavnosti.

Dobro izpolnjen potni nalog naj zato jasno pokaže, kdo je potoval, datum in čas odhoda ter prihoda, relacijo, namen poti, uporabljeno prevozno sredstvo, število kilometrov ter nastale stroške.

Namesto splošnega zapisa: »Službena pot Ljubljana«

je precej bolje zapisati: »Sestanek s podjetjem XY glede priprave ponudbe za projekt ABC.«

Bolj kot je poslovni namen poti jasno razviden, lažje je pozneje dokazati upravičenost stroška.

K potnemu nalogu oziroma obračunu poti shranite tudi račune za hotel, parkirnino, cestnino, vozovnice in druge stroške.

Kako se službene poti upoštevajo pri s.p.?

Pri samostojnih podjetnikih je pri službenih poteh pomembno predvsem, na kakšen način ugotavljate davčno osnovo. Razlika med s.p. z dejanskimi odhodki in normiranim s.p. namreč vpliva na to, kako se dnevnice, kilometrina in drugi potni stroški davčno upoštevajo.

S.p. z dejanskimi odhodki

Pri s.p., ki davčno osnovo ugotavlja na podlagi dejanskih prihodkov in dejanskih odhodkov, se lahko stroški službene poti ob izpolnjenih pogojih upoštevajo med davčno priznanimi odhodki. Davčno obravnavo dohodka iz dejavnosti podrobneje ureja Zakon o dohodnini (ZDoh-2).

Sem lahko sodijo dnevnice, kilometrina, prenočišče, parkirnine, cestnine in drugi upravičeni stroški, ki so neposredno povezani z opravljanjem dejavnosti. Pomembno je, da je službena pot ustrezno dokumentirana in da je njen poslovni namen jasno razviden.

Normirani s.p.

Pri normiranem s.p. se davčna osnova ne zmanjšuje z vsakim posameznim dejanskim stroškom. Odhodki se priznavajo pavšalno, po sistemu normiranih odhodkov.

To pomeni, da lahko normiranemu s.p. na službeni poti dejansko nastanejo stroški hotela, kilometrine, parkirnine ali dnevnice, vendar ti stroški ne znižujejo dodatno njegove davčne osnove.

Razlika je torej predvsem v davčnem učinku. Pri s.p. z dejanskimi odhodki lahko ustrezno dokumentirana službena pot vpliva na višino davčno priznanih odhodkov, pri normirancu pa se posamezni dejanski stroški pri izračunu davčne osnove ne upoštevajo posebej.

Dokumentacija in dokazovanje službene poti

Pri službenih poteh največ težav običajno ne povzroči sam izračun, temveč dokazovanje, da je bila pot res povezana s poslovanjem.

Zato naj bodo namen poti, relacija ter čas odhoda in prihoda zapisani čim bolj natančno. Shranjujte račune in druga dokazila ter ne mešajte zasebnega in poslovnega dela poti.

Če poslovno pot združite na primer z zasebnim vikendom, morajo biti poslovni in zasebni stroški jasno ločeni. Pri stroških je treba vedno znati pojasniti, kateri del je nastal zaradi opravljanja dejavnosti.

Posebno previdni bodite tudi, če je terensko delo običajen način opravljanja vaše dejavnosti in se vsak dan vračate domov. Takšno delo ni nujno enako klasični službeni poti z dnevnicami.

Zakaj boste na spletu našli tudi drugačne zneske dnevnic?

Pri iskanju dnevnic lahko hitro naletite na različne številke.

Za leto 2026 boste na primer našli tudi domače dnevnice 26,99 €, 13,46 € in 7,38 €. Ti zneski veljajo za javne uslužbence in funkcionarje ter niso isti kot najvišji neobdavčeni zneski iz davčne uredbe, ki jih v tem članku uporabljamo za podjetnike in davčno obravnavo.

Zato pri podatku o dnevnici vedno preverite, na koga se znesek nanaša in iz katerega predpisa izhaja.

Za davčno obravnavo domače službene poti so trenutno ključni zneski, ki so določeni z Uredbo o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja:

9,69 € | 13,88 € | 27,81 €

Za uporabo lastnega vozila na službeni poti pa: 0,43 € na kilometer.

Pri poti v tujino vedno preverite še trenutno veljavni znesek dnevnice za državo, v katero potujete.

Službena pot naj bo pravilno evidentirana

Pri službenih poteh niso pomembni le zneski dnevnic in kilometrine. Enako pomembno je tudi, da je jasno razvidno, zakaj je bila pot opravljena, koliko časa je trajala in kateri stroški so pri njej dejansko nastali.

Zato si pri vsaki službeni poti zapomnite preprosto pravilo: poslovni namen, pravilno izpolnjen potni nalog in shranjena dokazila. Tako boste imeli urejeno dokumentacijo, pravilno obračunane stroške in precej manj vprašanj ob morebitnem preverjanju.