Kdaj je davčna blagajna obvezna?

Kaj pomeni poslovanje z gotovino in kdaj je davčna blagajna potrebna?

Za številne podjetnike se vprašanje davčne blagajne pojavi šele takrat, ko začnejo prodajati na sejmu, dogodku, tržnici, v salonu, trgovini ali neposredno strankam na terenu.

Dokler podjetnik izdaja račune in prejema plačila izključno na transakcijski račun, je zadeva običajno bolj preprosta. Ko pa kupec plača z gotovino, kartico ali drugim podobnim načinom plačila, govorimo o gotovinskem poslovanju. Takrat se praviloma pojavi obveznost davčnega potrjevanja računov.

Davčna blagajna ni namenjena samo večjim trgovinam. Potrebuje jo lahko tudi manjši s.p., frizer, kozmetični salon, ponudnik ročnih izdelkov, organizator delavnic, gostinec, serviser, prodajalec na sejmu ali podjetje, ki občasno prodaja izdelke na dogodkih.

Kaj sploh pomeni poslovanje z gotovino?

Poslovanje z gotovino ne pomeni samo plačila z bankovci in kovanci.

V praksi gre za primere, ko kupec plača neposredno ob nakupu oziroma opravljeni storitvi.

To je lahko:

• plačilo z gotovino,
• plačilo s kartico,
• plačilo prek POS terminala,
• plačilo z drugimi podobnimi načini, ki niso klasično nakazilo na TRR.

Če podjetnik prejme plačilo z gotovino, mora praviloma izdati račun prek ustrezne elektronske naprave oziroma davčne blagajne, račun pa mora biti davčno potrjen. FURS pojasnjuje, da so blagajne pri gotovinskem poslovanju povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave, podatki o računih pa se potrjujejo v realnem času.

Kdaj podjetnik potrebuje davčno blagajno (tipični primeri)?

Prodaja na sejmu ali dogodku

Recimo, da podjetje, ki se ukvarja s prodajo otroških oblačil prodaja otroška oblačila, dodatke ali izdelke na lokalnem sejmu.

Kupci pridejo do stojnice, izberejo izdelek in plačajo z gotovino ali kartico. V tem primeru mora podjetje za takšno prodajo izdati račun in ga praviloma davčno potrditi.

To velja tudi, če je prodaja samo občasna. Ni pomembno ali podjetje prodaja vsak dan ali samo nekajkrat na leto. Pomembno je, kako je račun plačan.

Salon, trgovina ali storitev za fizične osebe

Davčno blagajno običajno potrebujejo tudi podjetniki, ki opravljajo storitve neposredno za stranke.

Na primer:

• frizerji,
• kozmetični saloni,
• masažni saloni,
• fotografi,
• serviserji,
• trenerji,
• gostinci,
• manjše trgovine,
• ponudniki delavnic ali tečajev.

Če stranka storitev plača na lokaciji z gotovino ali kartico, mora biti račun ustrezno izdan in davčno potrjen.

Terensko delo

Davčno blagajno lahko potrebuje tudi podjetnik, ki storitve opravlja na terenu.

Primer:

• serviser pride na dom, opravi storitev in mu stranka plača takoj. Če plača z gotovino ali kartico, gre praviloma za gotovinsko plačilo.

Občasna prodaja izdelkov

Tudi če podjetnik večino časa posluje prek spleta ali po predračunih, lahko potrebuje davčno blagajno, če se udeleži sejma, pop-up dogodka, stojnice ali druge oblike neposredne prodaje.

Kdaj davčna blagajna običajno ni potrebna?

Davčna blagajna običajno ni potrebna, če podjetnik posluje tako, da stranke plačujejo izključno z nakazilom na transakcijski račun.

Primeri:

• podjetje izda račun, stranka plača po bančnem nakazilu,
• podjetje posluje B2B in prejema plačila na TRR,
• storitev se naroči po ponudbi, plačilo pa se izvede preko banke,
• podjetnik ne prejema gotovine, kartic ali drugih podobnih plačil.

To ne pomeni, da računa ni treba izdati. Račun je še vedno treba izdati, vendar ga v takem primeru praviloma ni treba davčno potrjevati prek davčne blagajne.

Kaj mora podjetnik urediti pred uporabo davčne blagajne?

Preden začneš izdajati davčno potrjene račune, moraš urediti nekaj osnovnih stvari. Pri pripravi na urejeno poslovanje si lahko pomagaš tudi z zbirko praktičnih pripomočkov na strani Orodja za podjetnike.

Izbrati rešitev za davčno blagajno

Podjetnik lahko uporablja različne rešitve, od brezplačne FURS miniBlagajne do komercialnih programov, kot so različne spletne, mobilne ali POS blagajne.

FURS omogoča tudi uporabo aplikacije miniBlagajna, ki je namenjena izdajanju davčno potrjenih gotovinskih računov in vezanih knjig računov.

Komercialne rešitve so pogosto primernejše, kadar podjetnik potrebuje hitrejše delo, več uporabnikov, artikle, zaloge, poročila, povezavo s POS terminalom ali bolj enostavno uporabo na dogodkih.

Pridobiti namensko digitalno potrdilo

Za davčno potrjevanje računov je treba pridobiti namensko digitalno potrdilo, ki omogoča povezavo med blagajno in FURS. To potrdilo se uporablja za potrjevanje računov in registracijo poslovnih prostorov.

Registrirati poslovni prostor oziroma prodajno mesto

Pred začetkom izdajanja gotovinskih računov je treba urediti tudi podatke o poslovnem prostoru oziroma prodajnem mestu.

To je lahko:

• trgovina,
• salon,
• stojnica,
• sejemski prostor,
• mobilna lokacija,
• drug prostor, kjer se izdajajo računi.

Določiti način številčenja računov

Računi morajo biti številčeni na način, ki omogoča jasen pregled nad izdanimi računi. To pomeni, da je mogoče vsak račun prepoznati, preveriti njegovo zaporedje in ga povezati z ustreznim prodajnim mestom oziroma blagajno.

Urediti interni akt

Podjetje mora imeti urejena interna pravila glede izdajanja računov, poslovnih prostorov, oznak blagajn in oseb, ki račune izdajajo. V praksi to pomeni, da mora biti postopek jasno določen, še posebej če račune izdaja več oseb ali če podjetje prodaja na več lokacijah.

Za lažjo pripravo osnovnih poslovnih dokumentov lahko preveriš tudi strani Predloge dokumentov.

Kaj mora vsebovati račun?

Račun mora vsebovati obvezne podatke, ki omogočajo sledljivost in pravilno evidentiranje poslovnega dogodka.

Če podjetnik ni zavezanec za DDV, mora račun vsebovati najmanj datum izdaje, zaporedno številko, podatke o izdajatelju, prodajno ceno in skupno vrednost prodanega blaga ali opravljene storitve. SPOT kot priporočljivo navedbo pri nezavezancih za DDV navaja tudi klavzulo, da DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1.

Pri davčno potrjenih računih se na računu pojavijo tudi oznake, povezane z davčnim potrjevanjem, na primer ZOI in EOR.

Če nisi prepričan ali moraš pri svojem poslovanju obračunavati DDV, si lahko prebereš tudi članek Kdaj mora s.p. postati zavezanec za DDV?

Kaj pa vezana knjiga računov?

Če podjetnik izda zelo malo gotovinskih računov, lahko v določenih primerih uporabi tudi vezano knjigo računov.

To je ročna oblika izdajanja računov, vendar tudi tukaj obveznosti ne izginejo. Podatke o računih iz vezane knjige je treba naknadno posredovati davčnemu organu. Pri vezani knjigi računov račun ni samodejno potrjen ob izdaji, zato mora podjetnik podatke o izdanih računih naknadno poslati FURS-u. To mora storiti najpozneje do 10. dne v naslednjem mesecu.

Praktičen primer

Podjetje za prodajo otroških oblačil ima spletno prodajo otroških izdelkov. Večino naročil kupci plačajo po predračunu na TRR.

V tem primeru podjetje za ta del poslovanja običajno ne potrebuje davčne blagajne.

Nato se podjetje udeleži lokalnega sejma. Na stojnici prodaja izdelke, kupci pa plačujejo z gotovino in kartico.

V tem primeru mora podjetje za prodajo na sejmu, urediti davčno blagajno oziroma drug ustrezen način davčnega potrjevanja računov.

Pred dogodkom mora podjetje preveriti:

• ali ima urejeno davčno blagajno,
• ali ima namensko digitalno potrdilo,
• ali je prodajno mesto pravilno registrirano,
• ali zna oseba na stojnici pravilno izdati račun,
• ali ima urejeno številčenje računov,
• ali lahko izdaja račune tudi, če pride do tehničnih težav.

Napake podjetnikov

Pri gotovinskem poslovanju se napake pogosto zgodijo zato, ker podjetnik ne uredi pravočasno vseh postopkov, ki so potrebni za pravilno izdajanje in potrjevanje računov.

Najpogostejše napake so:

• podjetnik misli, da za občasno prodajo na sejmu davčna blagajna ni potrebna,
• kartičnega plačila ne razume kot gotovinskega poslovanja,
• račune izdaja naknadno, namesto ob prejemu plačila,
• nima urejenega poslovnega prostora ali prodajnega mesta,
• nima jasnega številčenja računov,
• ne ve, kdo sme izdajati račune,
• nima pripravljene rešitve za primer izpada interneta ali naprave,
• napačno popravlja račune.

Pomembno je vedeti, da se napačno izdanih računov ne briše kar tako. Popravki morajo biti izvedeni sledljivo in pravilno.

Ključne točke v praksi

Davčno potrjevanje ob izdaji

Račun za gotovinsko plačilo mora biti pravilno potrjen v skladu z veljavnimi pravili. To pomeni, da mora podjetnik uporabljati ustrezno rešitev za davčno potrjevanje računov oziroma drug dovoljen način izdajanja računov.

Pravilni podatki na računu

Na računu morajo biti navedeni vsi obvezni podatki, da je dokument pravilen, pregleden in sledljiv. S tem se zagotovi, da je račun uporaben tako za podjetnika kot tudi za kupca in računovodstvo.

Popravki brez brisanja

Če je račun izdan napačno, se ga ne briše kar tako. Popravki morajo biti izvedeni na sledljiv način, da je jasno razvidno, kaj je bilo popravljeno in zakaj.

Urejene evidence

Podjetje mora imeti pregled nad izdanimi računi, njihovimi statusi in morebitnimi popravki. Urejene evidence pomagajo pri računovodstvu, nadzoru poslovanja in dokazovanju pravilnega izdajanja računov.

Povzetek

Največ težav v praksi ni pri samem kliku za izdajo računa, ampak pri doslednosti procesa.

Zato je pomembno, da ima podjetje jasno urejeno:

• kdo izdaja račune,
• kje se računi izdajajo,
• kako so računi številčeni,
• kako se obravnavajo napake,
• kako se rešujejo izpadi interneta,
• kako se zaključuje dan oziroma prodaja na dogodku,
• kdo preverja poročila in evidence.

Davčna blagajna je samo orodje. Pravilno poslovanje pa pomeni, da so urejeni tudi postopki okoli nje.

Davčno blagajno potrebuješ, kadar pri svojem poslovanju prejemaš gotovinska plačila, kar v praksi pogosto vključuje tudi plačila s kartico.

Če posluješ izključno prek bančnih nakazil na TRR, davčna blagajna običajno ni potrebna. Če pa prodajaš na sejmu, dogodku, v salonu, trgovini, na terenu ali neposredno strankam, moraš preveriti ali moraš račune davčno potrjevati.

Za podjetnike je najbolj varno, da si pred prvo gotovinsko prodajo uredijo ustrezno blagajno, digitalno potrdilo, poslovni prostor, številčenje računov in jasen postopek dela.