Plačila prek PayPal, Stripe in Revolut Business: kaj mora vedeti s.p.?

Prejemaš plačila prek PayPal, Stripe ali Revolut Business?

Za samostojnega podjetnika so takšne platforme zelo priročne, saj omogočajo hitrejša spletna plačila, prodajo v tujino, naročnine, spletne trgovine in lažje poslovanje s strankami iz različnih držav.

Samo zato, ker je denar že na računu, poslovanje še ni nujno pravilno urejeno.

Podjetnik mora še vedno poskrbeti za pravilno izdan račun, ustrezna dokazila, pravilno knjiženje prihodkov in provizij, spremljanje DDV obveznosti ter prijavo poslovnih računov, kadar je to potrebno.

Zakaj je ta tema pomembna?

PayPal, Stripe in Revolut Business se v praksi pogosto uporabljajo pri spletnih trgovinah, digitalnih storitvah, svetovanju, prodaji tečajev, naročninah, freelance delu in poslovanju s tujino.

Težava nastane, ker podjetniki včasih zmotno mislijo, da platforma uredi vse namesto njih.

Na primer:

• Stripe omogoči plačilo, ne pomeni pa nujno, da je račun pravilno izdan po slovenskih pravilih.
• PayPal izpisek ni enako kot izdan račun kupcu.
• Revolut Business račun z IBAN številko je lahko tuj plačilni račun, ki ga je treba prijaviti FURS.
• PayPal v osnovni obliki praviloma deluje kot elektronska denarnica in ga običajno ni treba prijaviti kot tuj plačilni račun.
• Provizije platforme niso “izgubljen denar”, ampak jih je treba pravilno knjižiti kot strošek.
• Pri prodaji v tujino je treba paziti na DDV pravila, kupce iz EU in morebitno uporabo sistema OSS (One Stop Shop; po slovensko VEM - vse na enem mestu).

Dobro je, da ima s.p. že na začetku jasno urejen sistem, kako izdaja račune, kako vodi dokazila, kako računovodstvu posreduje izpiske in kako spremlja plačila.

Plačilo prek platforme ni isto kot račun

Prva napaka, ki jo naredi veliko podjetnikov je ta, da zamenjajo potrdilo o plačilu z računom.

PayPal, Stripe ali Revolut lahko ustvarijo potrdilo o transakciji, izpisek, obvestilo o plačilu ali evidenco plačil. Vendar to samo po sebi še ne pomeni, da je bil kupcu izdan pravilen račun.

S.p. mora za opravljeno storitev ali prodano blago izdati račun v skladu s pravili, ki veljajo za njegovo dejavnost, način prodaje, DDV status in državo kupca.

Na računu morajo biti praviloma navedeni:

• podatki izdajatelja računa,
• podatki kupca, kadar so potrebni,
• datum izdaje računa,
• datum opravljene storitve ali dobave blaga,
• zaporedna številka računa,
• opis storitve ali blaga,
• znesek,
• DDV obravnava oziroma ustrezna klavzula, če DDV ni obračunan,
• način plačila oziroma povezava s prejetim plačilom.

Pri spletni prodaji je zato smiselno, da podjetnik uporablja računovodski program ali sistem, ki je povezan s spletno trgovino oziroma plačilno platformo. Tako se zmanjša možnost, da bi bilo plačilo prejeto, račun pa pozabljen ali napačno izdan.

Stripe, PayPal in Revolut ne nadomestijo računovodstva

To pomeni, da mora podjetnik sam oziroma skupaj z računovodjo urediti:

• izdajanje računov,
• ustrezno DDV obravnavo,
• knjiženje prihodkov,
• knjiženje provizij,
• hranjenje dokazil,
• usklajevanje izpiskov,
• spremljanje odprtih in vrnjenih plačil,
• pravilno obravnavo refundacij, reklamacij in chargebackov.

Pri Stripe je to še posebej pomembno, ker pogosto omogoča avtomatizirano plačevanje, naročnine in kartična plačila. Vendar Stripe ni slovenski računovodski program in ne pomeni samodejno, da so računi izdani skladno s slovenskimi zahtevami.

Ali je potrebna davčna blagajna?

To je ena najpogostejših dilem pri spletnih plačilih. Veliko podjetnikov misli, da davčna blagajna pomeni samo klasično blagajno v trgovini, salonu ali lokalu. V resnici pa je pomembno predvsem to, kako kupec plača račun.

Davčno potrjevanje računa je praviloma potrebno takrat, ko podjetnik izda račun, ki je plačan z gotovino ali z načinom plačila, ki se za namen davčnega potrjevanja šteje kot gotovinsko plačilo. Med takšna plačila praviloma spadajo gotovina, plačilne in kreditne kartice ter drugi podobni načini plačila. Po pojasnilih FURS morajo biti računi, ki so plačani z gotovino, pred izdajo potrjeni pri FURS.

Davčno potrjevanje računa pa praviloma ni potrebno, če kupec račun plača z neposrednim nakazilom na transakcijski račun podjetnika. To pomeni klasično bančno nakazilo oziroma plačilo na TRR.

Kdaj davčna blagajna praviloma NI potrebna?

Davčna blagajna oziroma davčno potrjevanje računa praviloma ni potrebno, kadar:

• kupec plača z neposrednim nakazilom na transakcijski račun,
• kupec plača prek UPN oziroma položnice na TRR,
• gre za plačilo, ki se obravnava kot negotovinsko plačilo,
• račun ni plačan z gotovino, kartico ali drugim podobnim načinom plačila.

Primer: S.p. izda račun za storitev oblikovanja spletne strani, stranka pa mu znesek nakaže neposredno na poslovni račun. V takem primeru davčna blagajna praviloma ni potrebna.

Kdaj JE davčna blagajna praviloma potrebna?

Davčno potrjevanje računa je praviloma potrebno, kadar:

• kupec plača z gotovino,
• kupec plača s plačilno ali kreditno kartico,
• kupec plača prek POS terminala,
• gre za način plačila, ki se za namen davčnega potrjevanja šteje kot gotovinsko plačilo.

Primer: Stranka v salonu plača storitev s kartico. Čeprav ne plača s fizično gotovino, se kartično plačilo za namen davčnega potrjevanja praviloma obravnava kot gotovinsko plačilo, zato mora biti račun davčno potrjen.

PayPal

Plačila prek PayPal se v praksi pogosto obravnavajo kot negotovinska plačila, zato za takšna plačila praviloma ni treba uporabljati davčne blagajne. Vendar naj podjetnik vseeno hrani dokazila o transakciji, izpiske in povezavo med plačilom ter izdanim računom.

Stripe

Pri Stripe je treba biti bolj previden. Stripe omogoča spletna kartična plačila, naročnine, povezave za plačilo in druge oblike plačil. Ker se plačila s plačilno ali kreditno kartico lahko štejejo kot gotovinska plačila za namen davčnega potrjevanja je treba preveriti, kako je posamezno plačilo obravnavano in kako je nastavljen sistem izdajanja računov.

Če podjetnik uporablja Stripe v spletni trgovini je priporočljivo, da ima urejeno povezavo med Stripe plačilom, izdanim računom in po potrebi davčnim potrjevanjem računa.

Revolut Business

Revolut Business je primarno poslovni račun oziroma plačilni račun, lahko pa omogoča tudi kartična plačila, plačilne povezave in druge plačilne storitve. Če kupec plača neposredno na poslovni račun je obravnava drugačna kot pri kartičnem plačilu ali plačilu prek POS oziroma podobnega sistema.

Zato pri Revolutu ni pomembno samo, da je denar prispel na Revolut, ampak tudi, kako je kupec plačal.

Prijava računa na FURS

Če ima s.p. odprt poslovni račun pri tujem ponudniku, mora preveriti ali ga mora prijaviti Finančni upravi RS.

To je posebej pomembno predvsem pri ponudniku, kot je Revolut Business in podobni (Wise, N26, ...), kadar ima podjetnik pri njih odprt račun z IBAN številko.

Praviloma je treba tuji plačilni račun prijaviti FURS v predpisanem roku (8 dni) po odprtju računa ali nastanka spremembe. Prijava se običajno ureja prek eDavkov z ustreznim obrazcem, priložiti pa je treba dokazilo, iz katerega so razvidni podatki o računu.

Pri PayPal je treba biti bolj previden pri razlagi. PayPal pogosto ne deluje kot klasičen bančni račun z IBAN številko, zato je smiselno preveriti konkretno situacijo z računovodjo ali neposredno pri FURS. Ne glede na to pa mora podjetnik hraniti izpiske in dokazila o vseh prejetih plačilih.

Prihodke knjižiš v bruto znesku, provizije pa kot strošek

Ena najpogostejših napak pri PayPal in Stripe je napačno knjiženje prihodkov.

Primer:

Stranka plača 100 EUR. Stripe ali PayPal zadrži 3 EUR provizije. Na račun podjetnika pride 97 EUR.

V poslovnih knjigah se praviloma ne sme evidentirati samo 97 EUR prihodka. Prihodek je 100 EUR, provizija 3 EUR pa je strošek poslovanja.

Zato mora podjetnik računovodstvu zagotoviti dovolj podatkov, da se lahko pravilno evidentira:

• celoten znesek prodaje,
• znesek provizije,
• neto nakazilo,
• datum plačila,
• valuta,
• kupec,
• povezava z izdanim računom,
• morebitno vračilo ali reklamacija.

Če podjetnik računovodstvu pošlje samo bančni izpisek, na katerem je vidno neto nakazilo, lahko manjka pomemben del zgodbe. Zato so izpiski iz Stripe, PayPal ali Revolut zelo pomembni.

Redno posreduj izpiske računovodstvu

Pri spletnih plačilih ni dovolj, da računovodja vidi samo končno nakazilo na banko.

Podjetnik naj mesečno pripravi oziroma izvozi:

• Stripe balance report,
• Stripe payout report,
• PayPal activity report,
• PayPal monthly statement,
• Revolut Business statement,
• seznam izdanih računov,
• seznam refundacij,
• seznam provizij,
• seznam morebitnih chargebackov.

Najbolje je, da se to uredi mesečno, ne šele ob koncu leta. Pri večjem številu spletnih plačil lahko namreč hitro pride do razlik med izdanimi računi, prejetimi plačili, provizijami in dejanskimi nakazili.

Pazi na refundacije, reklamacije in chargebacke

Pri spletnih plačilih so pogosta tudi vračila kupcem.

To se lahko zgodi, kadar:

• kupec odpove naročilo,
• podjetnik vrne kupnino,
• pride do reklamacije,
• kupec sproži chargeback,
• platforma začasno zadrži sredstva,
• je plačilo označeno kot sporno.

Tudi takšni dogodki morajo biti pravilno evidentirani. Če je bil račun že izdan, potem je treba preveriti ali je treba izdat dobropis oziroma ustrezno popraviti poslovno dokumentacijo.

Pomembno je, da podjetnik ne briše računov ali transakcij, ampak vodi jasno sled, se pravi, kaj je bilo zaračunano, kaj plačano, kaj vrnjeno in zakaj.

DDV: domači kupci, EU kupci in kupci iz tretjih držav

Pri plačilih prek PayPal, Stripe ali Revolut je treba paziti tudi na DDV. Plačilna platforma sama po sebi ne določa pravilne DDV obravnave. Pomembno je kaj prodajaš, komu prodajaš in kje je kupec.

Če prodajaš slovenskim kupcem

Če si DDV zavezanec, moraš praviloma obračunati slovenski DDV, razen če gre za posebno izjemo. Če nisi DDV zavezanec, DDV ne obračunaš, vendar mora biti račun ustrezno opremljen s pravilno navedbo.

Če prodajaš podjetju v drugi državi EU

Pri B2B prodaji v EU je lahko pomembno ali ima kupec veljavno identifikacijsko številko za DDV. Pri nekaterih storitvah se lahko uporabi obrnjena davčna obveznost (reverse charge), vendar mora biti to pravilno navedeno na računu.

Zato je dobro preverjati DDV številke kupcev in hraniti dokazila o preverjanju.

Če prodajaš fizičnim osebam v EU

Pri prodaji fizičnim osebam v EU lahko pridejo v poštev posebna pravila za DDV pri e-trgovanju in sistem OSS. To je posebej pomembno pri spletnih trgovinah, digitalnih produktih, naročninah, tečajih in storitvah, ki se prodajajo kupcem v različnih državah EU.

Če prodajaš kupcem izven EU

Pri prodaji kupcem iz tretjih držav je treba preveriti ali gre za storitve, blago, digitalne produkte ali izvoz. Obravnava je lahko različna, zato je pomembno, da računovodja pozna dejanski model poslovanja.

Pri spremljanju zneskov, DDV obveznosti in osnovnih izračunov si lahko pomagaš tudi z orodji Kalkulatorji in izračuni.

Valute in tečajne razlike

PayPal, Stripe in Revolut se pogosto uporabljajo za plačila v različnih valutah, na primer v USD, GBP, CHF ali drugih valutah.

Pri tem mora podjetnik paziti na:

• pravilno preračunavanje v EUR,
• datum transakcije,
• uporabljeni tečaj,
• razliko med zneskom prodaje in dejanskim prejetim zneskom,
• tečajne razlike,
• provizije za menjavo valut.

Če je račun izdan v tuji valuti, mora biti za potrebe poslovnih knjig pravilno preračunan v evre. Pri tem se običajno uporablja ustrezen tečaj na dan poslovnega dogodka oziroma pravilo, ki ga uporablja računovodstvo v skladu z računovodskimi usmeritvami. Dnevna tečajnica je objavljena na strani Banke Slovenije; Devizni tečaji Banke Slovenije. Banka Slovenije navaja, da so objavljeni devizni tečaji referenčni tečaji ECB.

Pomembno je, da podjetnik ne meša treh stvari:

• zneska, ki ga je plačal kupec,
• zneska po odšteti proviziji,
• zneska po menjavi valute.

Vse tri informacije so pomembne za pravilno knjiženje.

Primerjava: PayPal, Stripe in Revolut Business

Kaj naj ima s.p. urejeno v praksi?

Če prejemaš plačila prek PayPal, Stripe ali Revolut Business, si uredi vsaj naslednje:

Poslovni račun oziroma poslovni profil

Za poslovanje uporabljaj poslovni račun oziroma poslovni profil. Ne mešaj osebnih in poslovnih plačil, saj to oteži dokazovanje, knjiženje in pregled nad poslovanjem. Več o tem ali s.p. potrebuje ločen poslovni račun in kakšna je razlika med osebnim ter poslovnim računom, si lahko prebereš v članku Osebni ali poslovni račun za s.p.? Kaj je dovoljeno in kaj priporočljivo v praksi.

Jasno izdajanje računov

Vsako plačilo mora biti povezano z izdanim računom. Če uporabljaš spletno trgovino, preveri ali se račun izda samodejno in ali je pravilno oblikovan. Če nisi prepričan, katere podatke mora vsebovati račun, si lahko pomagaš z generatorjem računov na portalu.

Mesečni izpiski

Vsak mesec izvozi izpiske iz platforme in jih posreduj računovodstvu. Ne čakaj na konec leta.

Evidenca provizij

Provizije PayPal, Stripe in Revolut naj bodo razvidne in pravilno knjižene kot strošek poslovanja.

Pregled DDV pravil

Če prodajaš v tujino, preveri ali moraš spremljati DDV številke kupcev, pragove, OSS oziroma VEM ali posebna pravila za digitalne storitve.

Prijava tujih plačilnih računov

Če imaš odprt tuj plačilni račun z IBAN številko, preveri obveznost prijave FURS. To je posebej pomembno pri fintech računih, kot so Revolut Business, Wise ali N26.

Urejena dokumentacija za vračila

Refundacije, chargebacki in reklamacije naj bodo dokumentirani. Po potrebi izdaj dobropis ali drugo ustrezno knjigovodsko listino.

Primer iz prakse

S.p. prodaja digitalni priročnik prek spletne strani. Kupec iz Nemčije plača 49 EUR prek Stripe. Stripe odtegne provizijo, na račun podjetnika pa kasneje nakaže nižji znesek.

Podjetnik mora preveriti:

• ali je bil kupcu izdan račun,
• ali je kupec fizična oseba ali podjetje,
• ali je treba obračunati DDV,
• ali se prodaja šteje kot digitalna storitev,
• ali pride v poštev OSS oziroma VEM,
• koliko znaša celoten prihodek,
• koliko znaša Stripe provizija,
• ali je bilo plačilo pravilno povezano z računom,
• ali je treba račun davčno potrditi glede na način plačila in uporabljeno rešitev.

Ko podjetnik preveri vse navedene podatke, lahko lažje zagotovi, da je transakcija pravilno povezana z izdanim računom, ustrezno evidentirana v poslovnih knjigah in pravilno obravnavana z vidika DDV ter morebitnega davčnega potrjevanja.

Zaključek

Spletna plačila so enostavna, dokler imaš urejen sistem.

PayPal, Stripe in Revolut Business so lahko odlična orodja za s.p., posebej če posluješ prek spleta, prodajaš v tujino ali želiš strankam omogočiti enostavno plačilo.

Vendar plačilna platforma ne nadomesti računa, računovodstva in davčne pravilnosti.

Najpomembnejše je, da imaš urejeno:

• pravilno izdajanje računov,
• povezavo med računom in plačilom,
• redne izpiske,
• knjiženje prihodkov v celotnem znesku,
• knjiženje provizij kot strošek,
• pravilno DDV obravnavo,
• prijavo tujih plačilnih računov z IBAN številko, kadar je potrebna,
• dokumentacijo za vračila in reklamacije.

Če imaš to urejeno, so spletna plačila velika prednost. Če tega nimaš urejeno, pa lahko hitro nastane zmeda med plačili, računi, provizijami in davčnimi obveznostmi.