Kdo nosi odgovornost za napake - podjetnik ali računovodja?

Ko pride do napake pri davkih ali poslovnih evidencah, podjetniki pogosto krivdo pripišejo računovodji. To se zdi logično, vendar je resnica bolj kompleksna.

Odgovornost ni odvisna le od tega, kdo je dokument obdelal, temveč predvsem od tega, kje je napaka nastala in kdo je podatke pripravil ter potrdil. V članku pojasnjujemo, kdo nosi odgovornost, kdaj odgovarja računovodja in kako se kot podjetnik zaščitiš.

Kdo je odgovoren za napake?

Pri poslovanju s.p. se pogosto pojavi vprašanje - kdo nosi odgovornost za napake - podjetnik ali računovodja?

Odgovor ni vedno enostaven, vendar je osnovno pravilo jasno - za poslovanje in oddane podatke je vedno primarno odgovoren podjetnik.

To pomeni, da si kot nosilec dejavnosti odgovoren za:

• pravilnost podatkov,
• pravočasno oddajo obračunov,
• zakonitost poslovanja.

Več o obveznostih lahko preveriš v davkih in prispevkih in računovodstvu.

Kakšna je vloga računovodje?

Računovodja je strokovni partner, ki podjetniku pomaga pri:

• vodenju knjigovodstva,
• pripravi davčnih obračunov,
• svetovanju,
• opozarjanju na roke in tveganja.

Pomembno: računovodja dela na podlagi podatkov, ki mu jih posreduješ ti.

Če so ti podatki napačni, nepopolni ali zamujeni, tudi rezultat ne more biti pravilen.

Kje najpogosteje pride do napak?

Največ napak v praksi nastane že pred računovodjo:

1. Napačni ali nepopolni dokumenti

Računi ali stroški niso ustrezni.

2. Zamujeni roki

Dokumentacija pride prepozno.

3. Slaba komunikacija

Računovodja nima vseh informacij.

4. Mešani stroški

Zasebna in poslovna raba (avto, telefon).

Več o tem, kako pravilno obravnavati stroške in se izogniti najpogostejšim napakam, si lahko prebereš v članku »Ali so tvoji stroški res upravičeni?«.

Zakaj računovodja ni odgovoren za vse napake?

V praksi poslovni proces poteka tako, da podjetnik najprej sprejme odločitev, nato nastane dokument, ki se posreduje računovodji, ta pa ga na koncu strokovno obdela. Če je napaka nastala že v začetni fazi, torej pri odločitvi ali pripravi dokumenta, računovodja ni njen izvor, temveč zgolj zadnji člen v verigi.

Računovodja je pogosto tisti, ki napako zazna - ne pa tisti, ki jo povzroči.

Kaj to pomeni v praksi?

To pomeni:

• računovodja lahko pripravi podlage,
• lahko opozori na neskladja,
• lahko tehnično sestavi izkaze,

ne more pa prevzeti odgovornosti za vse, kar podjetje naredi ali potrdi.

Zunanji računovodski servis, ne vodi podjetja, ampak obdeluje podatke.

Kdaj JE računovodja odgovoren?

Računovodja ima pri svojem delu pomembno strokovno vlogo, zato tudi ni brez odgovornosti. Njegova odgovornost pa ni splošna in ne zajema celotnega poslovanja podjetja, temveč je vezana na naloge, ki jih dejansko opravlja. Ključno je razumeti, da se meja odgovornosti začne tam, kjer računovodja prevzame obdelavo podatkov in njihovo pravilno strokovno interpretacijo.

Računovodja odgovarja takrat, kadar napaka nastane pri njegovem strokovnem delu.

Najpogostejši primeri:

• napačno knjiženje pravilnih dokumentov,
• zamuda pri oddaji obračuna,
• nepravilno pripravljen DDV obračun,
• neopravljena dogovorjena storitev.

Kdaj računovodja NI odgovoren?

Računovodja ne more prevzeti odgovornosti za napake, ki nastanejo izven njegovega dela ali zaradi neustreznega sodelovanja.

To velja predvsem v primerih, ko podjetje:

• odda dokumente prepozno,
• posreduje napačne ali nepopolne podatke,
• prikrije pomembne informacije,
• pričakuje storitve, ki sploh niso bile dogovorjene.

V takih primerih odgovornost ne more biti na strani računovodje.

Zelo pomemben del pri tem pa je komunikacija. Podjetnik mora jasno vedeti, kaj od računovodstva pričakuje in se natančno dogovoriti. Prav tako mora razumeti, katere storitve dejansko plačuje in kaj vse je vključeno v sodelovanje.

Na drugi strani mora računovodja jasno predstaviti obseg svojega dela in opozoriti na morebitne omejitve ali tveganja.

Dobra in jasna komunikacija med podjetnikom in računovodjem je ključna, da ne pride do napačnih pričakovanj - in posledično tudi ne do sporov.

Več o zakonodajnem okviru in obveznostih podjetnikov si lahko prebereš na spletni strani FURS ter v uradnem listu - ZGD-1.

Ali lahko rečeš “nisem vedel”?

Ne. Od podjetnika se pričakuje, da razume osnovne principe poslovanja, preverja dokumente in sprejema odgovorne odločitve. Računovodja ne more biti izgovor za nepoznavanje lastnega poslovanja.

Komu zaupati računovodske zadeve?

Dober računovodja ni strošek, ampak investicija.

Dober servis:

• prihrani denar,
• opozori na tveganja,
• pomaga pri odločitvah.

Slab servis pa lahko povzroči:

• kazni,
• dodatne davke,
• težave z inšpekcijo.

Kako se zaščitiš pred napakami računovodje?

Pomembno vprašanje pri izbiri računovodskega servisa je:

Ali ima ta računovodski servis sklenjeno zavarovanje poklicne odgovornosti?

Takšno zavarovanje krije finančno škodo, ki nastane zaradi strokovne napake računovodje (npr. napačen obračun davka) in omogoča, da podjetnik zahteva povračilo te škode.

Pomemben del sodelovanja pa je tudi dobro pripravljena pogodba. Ta mora jasno opredeliti odgovornosti računovodskega servisa, določiti roke za oddajo dokumentacije ter natančno zapisati, za katere napake servis odgovarja. Prav tako je smiselno preveriti, ali računovodja redno spremlja zakonodajo in deluje v skladu z veljavnimi standardi.

Cena, varnost in zaupanje

Zavarovanje poklicne odgovornosti lahko nekoliko podraži računovodske storitve, vendar gre običajno za manjšo razliko v ceni. Računovodski servisi, ki imajo urejene procese, strokovno znanje in dodatno zavarovanje, so sicer nekoliko dražji, a podjetniku prinašajo bistveno več varnosti. Takšna zavarovanja se danes uporabljajo vse pogosteje, saj predstavljajo znak resnosti, profesionalnosti in odgovornega pristopa k poslovanju.

Kako se zaščitiš kot podjetnik?

Namesto vprašanja »kdo je kriv« si postavi bolj uporabno vprašanje:

Kdo je odgovoren za posamezen del poslovnega procesa?

Za urejeno in varno poslovanje je ključno, da že na začetku jasno določiš:

• katere naloge opravlja računovodja,
• katere naloge ostajajo na strani podjetnika,
• kdo je odgovoren za pravočasno in pravilno posredovanje podatkov,
• kdo preverja in potrjuje končne dokumente.

Ob tem pa je pomembno še, da podjetnik razume osnovne finančnega in davčnega vidika svojega poslovanja.

To pomeni, da:

• se zanima za svoje številke,
• razume osnovne pojme (prihodki, stroški, davki, DDV),
• spremlja ključne roke in obveznosti,
• ve, kaj podpisuje in oddaja.

Računovodja ti lahko pomaga, ne more pa namesto tebe voditi poslovanja.

Več o tem, kaj vse zajema računovodstvo in katere obveznosti ima podjetnik, si lahko prebereš na sami podstrani Računovodstvo.

Zaključek

Najbolj pošten in hkrati tudi najbolj realen pogled na to temo je preprost: odgovornost ni enostranska, temveč razdeljena. Podjetnik odgovarja za svoje poslovne odločitve, resničnost podatkov in celoten potek poslovanja, računovodja pa za strokovno in pravilno obdelavo teh podatkov.

Prav v razumevanju te meje se skriva ključ do uspešnega sodelovanja.

Ko podjetnik aktivno sodeluje, razume osnovne obveznosti in ne prepušča vsega brez nadzora, se tveganje za napake bistveno zmanjša. Hkrati pa dober računovodja s svojim znanjem in izkušnjami predstavlja pomembno podporo, ki lahko podjetniku pomaga sprejemati boljše in varnejše poslovne odločitve.

Na koncu ne gre za vprašanje, kdo je kriv, ampak za to, kako dobro je sodelovanje postavljeno. Tam, kjer so vloge jasne, komunikacija odprta in odgovornosti pravilno razdeljene, je poslovanje bolj urejeno, pregledno in predvsem varnejše.